Projekt Beschreibung
teamfunk
Ein digitales Dosentelefon verbessert die Ergebnisse verteilt arbeitender Teams
„teamfunk“ ist ein Gerät, das die Zusammenarbeit von virtuellen Teams verbessert. Durch eine permanente Videoverbindung zwischen den Kolleg:innen, können kleinere Anliegen spontan und schnell geklärt werden. Die Anlehnung an das klassische Dosentelefon verdeutlicht die einfache und direkte Kommunikation.
Das Projekt startete als Gruppenarbeit während meines Studiums. Durch das positive Feedback führte ich die Entwicklung mit einem Kommilitonen fort. Wir produzierten mehrere Prototyp-Varianten und führten einen Pilottest mit eBay Europe durch.
2013 gründeten wir ein Startup und vermieteten die Geräte u.a. an die Agentur Razorfish in Frankfurt.
Meine Tätigkeiten
- User Research
- Entwicklung von Personas, Use Cases, User Stories und Scenarios
- Interaction und Product Design
- Herstellung und Entwicklung von lauffähigen Prototypen
- Durchführung von Feldstudien
Ausgangslage
Arbeiten von Zuhause klingt für viele Arbeitnehmer:innen reizvoll. Dennoch stehen Unternehmen „Home Office“ bzw. mobilem Arbeiten häufig skeptisch gegenüber. Die Bedenken beziehen sich auf die Arbeitsqualität, Verlässlichkeit, aber auch auf das Verbundenheitsgefühl im Team.
Was läuft schief und wie kann ein Mediensystem unterstützen?
Research & Konzeption
In einem nutzerzentrierten Designprozess haben wir potentielle Anwender:innen von Beginn an in die Entwicklung mit einbezogen. Zunächst führten wir mehrere Interviews und Beobachtungen durch.
Erwartungsgemäß ist die Kommunikation eines der größten Probleme verteilt arbeitender Teams. Meetings können durch Telefon- oder Videokonferenzen zumeist noch ersetzt werden. Hingegen fällt die Anzahl spontaner Absprachen rapide ab, obwohl diese für besonders wichtig gehalten werden.
Die eingesetzten E-Mail- oder Chat-Apps können den spontanen Austausch zwar fördern, sind jedoch unpersönlich und anfällig für Missverständnisse. Videochats sind wiederum ein guter Ersatz für Face-to-Face-Gespräche, werden jedoch nur für geplante Kommunikation eingesetzt.
Grundsätzlich besteht eine hohe Barriere, räumlich getrennte Kolleg:innen wegen einer vermeintlichen Kleinigkeit zu kontaktieren.
Fehlender Zusammenhalt
Zudem beklagen die virtuellen Kolleg:innen einen geringen Zusammenhalt. Bereits die Aufteilung in getrennte Büros führe zur Gruppenbildung und schmälere das Teamgefühl.
Doch wie lässt sich das Teamgefühl fördern? In der theoretischen Auseinandersetzung konnten verschiedene Faktoren identifiziert werden. Hierzu zählen nicht oder kaum beeinflussbar Faktoren (z.B. Sympathie) oder organisatorische Rahmenbedingungen (z.B. klare Zuständigkeiten).
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Interaktion. Dies beinhaltet nicht nur das direkte Handeln miteinander, sondern auch die „Teamwahrnehmung“, die u.a. auf den folgenden Informationen basiert:
- Was machen die anderen gerade?
- Wann kann ich die anderen erreichen?
- Was denken die anderen darüber und warum?
Im Unterschied zu virtuellen Teams, können lokale Kolleg:innen diese Informationen durch einen kurzen Blick oder ein spontanes Gespräch schnell teilen.
Personas & User Scenarios
Auf Basis des Researchs entwickelten wir mehrere Personas. Diese unterscheiden sich insbesondere in ihrer Tätigkeit, der Technikaffinität und ihrem Kommunikationsverhalten:
Kommunikation ist für Teams das A und O. Viele Probleme lassen sich durch frühzeitige Absprachen verhindern.
Natürlich rede ich gerne mit meinen Kollegen. Aber ich brauche auch mal meine Ruhe, sonst komme ich den ganzen Tag zu nichts.
Der Charakter unseres Systems
Die Eigenschaften des geplanten Systems definierten wir in einem Polaritätenprofil, um so eine konsistente Gestaltung sämtlicher Komponenten zu ermöglichen.
Die Lösung
Unsere Lösung ist ein eigenständiges Gerät mit dem Namen „teamfunk“. Äußerlich greift es die Form eines Dosentelefons auf, eine Metapher für einfache und direkte Kommunikation.
teamfunk
Statt über eine Schnur, verbindet teamfunk die Kolleg:innen kabellos über das Internet miteinander. Dabei baut teamfunk eine permanente Videoverbindung zwischen den Kolleg:innen auf, um spontane Gespräche zu fördern und eine Büroatmosphäre zu erzeugen. Bedient wird teamfunk über einen 360° Drehring an der Vorderseite.
Verbundenheit erzeugen
Sobald teamfunk angeschaltet wird, baut es eine Videoverbindung auf. Die Kolleg:innen werden abwechselnd angezeigt und können zudem durch Drehen des Drehrings oder durch Nennung des Namens ausgewählt werden.
Spontane Gespräche führen
Der Ton wird zunächst nicht übertragen. Möchte man mit einem Teammitglied sprechen, reicht eine kurze Bestätigung mit dem Drehring.
Teamwahrnehmung & Interaktionen fördern
teamfunk zeigt an, wer für ein Gespräch verfügbar ist. Eine Statusnachricht beschreibt, woran die Kolleg:innen gerade arbeiten. Zudem fordert teamfunk von Zeit zu Zeit zu kurzweiligen Spielen auf, um die Interaktion zu fördern.
In Ruhe arbeiten können
Der Leuchtkreis an der Vorderseite zeigt die Verfügbarkeit des Teammitglieds an. Ist die Person verfügbar, kann diese direkt angesprochen werden. Ist diese beschäftigt, ist das Bild unscharf und es wird eine Anfrage verschickt.
Vorteile der Hardware-Lösung
Durch das eigenständiges Gerät kann eine permanente Verbindung ohne Ablenkung erreicht werden. teamfunk ist immer im Blickfeld, lenkt jedoch nicht auf dem Arbeitsbildschirm ab. Es wird auch nicht durch andere Fenster überdeckt, so dass das Team immer präsent bleibt.
Software-Lösung mit überlagertem Videobild vs. eigenständiges Gerät
Zudem ermöglicht teamfunk physikalische Interaktionen, die Spaß machen und die Kommunikation vereinfachen.
Beispiel: Stellt man teamfunk auf, baut es automatisch eine Verbindung zu den Kolleg:innen auf. Möchte man teamfunk ausschalten, muss das Gerät einfach auf die Vorderseite gestellt werden.
Erster Prototyp
Die Kernidee von teamfunk wurde in einem ersten Prototypen veranschaulicht. Dieser ermöglicht die Bedienung eines Software-Mockups via Drehrad sowie den Verbindungsaufbau zu einem Desktop-Client.
Der Prototyp diente in erster Linie zur Präsentation des Konzeptes und wird über einen Laptop betrieben. Für die folgenden Feldstudien, musste etwas Neues her…
High-Fidelity Protoyping
Zusammen mit meinem Kollegen Christoph Wannemacher, entschloss ich mich teamfunk weiterzuentwickeln. Unser Ziel war es, das Konzept von teamfunk mit funktionsfähigen Geräten im realen Einsatz zu erproben.
Zur Herstellung der Außenhülle und der Innenkonstruktion testeten wir verschiedene 3D-Druckverfahren. Für den Druck erstellten wir die gewünschte Konstruktion in einem 3D-Modell.
3D-Modell der Außenhülle
Zunächst testeten wir ein Verfahren, bei welchem ein Gips-ähnliches Pulver als Baumaterial dient. Das Gehäuse erwies sich jedoch als zu schwer und das Baumaterial entsprach nicht der gewünschten Haptik.
Die Entscheidung fiel schlussendlich auf das Rapid-Prototyping-Verfahren „Fused Deposition Modelling“ (FDM). Bei diesem Verfahren wird ein Kunststoffdraht in einer beheizten Düse aufgeschmolzen und durch diese extrudiert. Das Ergebnis ist ein leichtes Kunststoffgehäuse aus ABS-Material.
Als Computereinheit dient ein handelsübliches Smartphone. Es vereint alle benötigten Komponenten, ist mobil einsetzbar und ermöglicht die Umsetzung der wesentlichen Funktionalitäten in Form einer App.
Das Ergebnis: Insgesamt acht lauffähige Prototypen.
Pilotstudie mit eBay Europe
In Kooperation mit eBay Europe testeten wir unser Konzept innerhalb eines Teams, welches von Berlin und Zürich aus zusammenarbeitet. In dem zweiwöchigem Test setzten wir vier Prototypen ein. Während dieser Zeit betreuten wir den Test und beobachten die Probanden vor Ort.
Langzeittest mit Razorfish
Auf Basis der Pilotstudie mit eBay überarbeiteten wir die Hard- und Software. Wir führten anschließend einen weiteren Test mit der Agentur Razorfish durch. Vier Prototypen wurden zwischen den Kolleg:innen in Berlin und Frankfurt getestet.
Aufgrund der positiven Ergebnisse, entschieden sich die Kollegen bei Razorfish insgesamt acht Geräte über einen Zeitraum von sechs Monaten zu mieten. Während dieses Langzeittests führten wir regelmäßig Interviews mit den Probanden durch.
teamfunk aus Sicht der Nutzer:innen
Es holt mir die Kollegen fast schon vor Ort, als wären sie an meiner Arbeitsinsel.
You are more spontaneous and tend to get faster in touch.
Das Gefühl entsteht, man sitze am gleichen Ort, am gleichen Tisch. Das ist wie ein normale Gespräch unter vier Augen.“
Die Kommunikation wurde einfach verbessert.