Kommunale Räume
Viel Raum für dich!
Wie lassen sich unterschiedlichste kommunale Räume über einen gemeinsamen digitalen Dienst buchbar machen, ohne die Buchung für Bürger:innen unnötig zu verkomplizieren?
Mit «Kommunale Räume» haben wir dafür eine Web App für ländliche Regionen entwickelt. Bürger:innen finden und buchen Räume für Arbeit, Feiern, Vereinsaktivitäten oder private Veranstaltungen. Kommunen und private Anbieter verwalten ihre Räume, Verfügbarkeiten und Buchungen selbst.
Die Grundidee klingt einfach: Räume online finden und buchen. Im kommunalen Kontext wird sie schnell komplex, weil sich Räume, Zuständigkeiten und Abläufe von Kommune zu Kommune stark unterscheiden.
MVP-Release: 2022 · anschließend kontinuierlich weiterentwickelt · heute Open Source
Meine Rolle
Ich war als Product Owner und Lead UX Designer für die Konzeption und Weiterentwicklung des Dienstes verantwortlich. Dazu gehörten:
- Frühe Themenklärung und Discovery mit den Landkreisen
- Planung und Durchführung von Workshops, Interviews und Nutzertests
- Entwicklung der Produktvision und inhaltlichen Ausrichtung
- UX-Konzept, Informationsarchitektur und UI-Design
- Abstimmung mit Landkreisen, Nutzer:innen und Entwicklungsteam
- Roadmap-Planung und Release-Begleitung
- Begleitung der Umsetzung sowie Qualitätssicherung
Ausgangslage
In ländlichen Regionen gibt es viele Räume, die nur zeitweise genutzt werden: Bürgerhäuser, Vereinsräume, Grillhütten oder leerstehende Flächen. Gleichzeitig suchen Bürger:innen, Vereine und Initiativen passende Orte für Treffen, Veranstaltungen oder Arbeit.
Beides findet oft nicht zusammen. Wer einen Raum sucht, weiß nicht, was es gibt und ob es frei ist. Wer einen Raum anbietet, verwaltet Anfragen per Telefon, E-Mail oder Aushang. Im kommunalen Kontext kommt erschwerend hinzu, dass Zuständigkeiten verteilt sind und sich Räume, Preismodelle und Abläufe von Ort zu Ort stark unterscheiden.
Von der Discovery zum Produktkonzept
Gestartet sind wir mit zwei Landkreisen und zwei unterschiedlichen Schwerpunkten: In einem ging es vor allem um die Mehrfachnutzung von Bürgerhäusern und leerstehenden Gebäuden, im anderen um die Etablierung von Coworking Spaces. Eine gemeinsame Produktidee gab es zu diesem Zeitpunkt noch nicht.
In Workshops und Interviews haben wir zuerst die Ziele hinter beiden Vorhaben herausgearbeitet. Auf den ersten Blick wirkten sie verschieden, im Kern ging es aber um dasselbe: vorhandene Räume einfach zugänglich und nutzbar zu machen. Damit war klar, dass es nicht zwei Einzellösungen brauchte, sondern einen übertragbaren Dienst, der mit sehr unterschiedlichen Raumtypen und kommunalen Kontexten umgehen kann.
Aus diesem Ziel haben wir in einem Design Sprint erste Lösungsansätze entwickelt und mit Bürger:innen und Anbietern getestet. Das Feedback zeigte, welche Ansätze trugen und wo die Bedienung noch zu nah an der Verwaltungslogik war. Auf dieser Basis habe ich das Konzept in mehreren Runden weiterentwickelt, von einfachen Mockups bis zu klickbaren Prototypen, und immer wieder mit Nutzer:innen evaluiert.
Flexibilität als Produktentscheidung
In Produktentscheidungen hilft ein klarer Fokus fast immer. In diesem Projekt lag die Herausforderung aber gerade darin, unterschiedliche Nutzungsmuster nicht zu früh zu vereinheitlichen.
Ein Coworking Space braucht stundenweise Buchungen einzelner Arbeitsplätze. Eine Grillhütte wird oft ganztägig und als Ganzes vermietet. Ein Bürgerhaus braucht für Hochzeiten andere Preismodelle als für Vereinssitzungen. Manche Räume werden direkt gebucht, andere nur auf Anfrage. Viele Anbieter verwalten Buchungen zusätzlich weiterhin telefonisch oder per E-Mail.
Eine zu enge Lösung wäre für viele Kommunen nicht hilfreich gewesen. Die Produktentscheidung war deshalb ein flexibles Buchungsmodell: Anbieter konfigurieren pro Raum, ob stundenweise oder ganztägig gebucht wird, ob einzelne Plätze oder der gesamte Raum verfügbar sind und welche Preis- oder Ticketoptionen gelten.
Die Komplexität liegt damit in der Konfiguration durch die Anbieter. Für Bürger:innen bleibt die Buchung einfach.
Die Lösung
Für Bürger:innen sollte die Buchung nicht nach Verwaltungslogik funktionieren. Deshalb startet die Suche mit zwei einfachen Fragen: Wofür brauchst du einen Raum, und wann?
Statt Raumkategorien oder Tarifmodelle in den Mittelpunkt zu stellen, orientiert sich die Anwendung an konkreten Anlässen wie Feiern, Arbeiten oder Treffen. Danach sehen Nutzer:innen passende verfügbare Räume in ihrer Region.
Räume finden und buchen
Nutzer:innen sehen passende Räume mit Informationen zu Ausstattung, Verfügbarkeit, Preis und Buchungsart. Je nach Konfiguration des Anbieters buchen sie direkt oder stellen eine Anfrage. Die Unterschiede zwischen den Raumtypen bleiben dabei im Hintergrund: Ob Arbeitsplatz oder Bürgerhaus, der Weg zur Buchung ist derselbe.
Eigene Buchungen
Unter „Buchungen“ behalten Nutzer:innen ihre Anfragen und Buchungen im Blick. Sie sehen, ob eine Buchung bestätigt ist, noch offen ist oder weitere Schritte nötig sind. Das ist wichtig, weil viele Anbieter Anfragen manuell prüfen oder Details nachträglich klären. Der Status bleibt für Nutzer:innen trotzdem jederzeit nachvollziehbar.
Räume verwalten
Anbieter können Räume anlegen, Verfügbarkeiten pflegen, Buchungen prüfen, Räume blockieren und Buchungen manuell ergänzen. Das war wichtig, weil viele Räume nicht ausschließlich digital vergeben werden und bestehende Abläufe weiterhin funktionieren müssen.
Ein Frontend für verschiedene Geräte
Als Progressive Web App passt sich «Kommunale Räume» an unterschiedliche Geräteklassen an. Eine Installation über einen App Store ist nicht nötig. Gerade bei gelegentlicher Nutzung senkt das die Einstiegshürde.
Weiterentwicklung und Ergebnis
Nach dem MVP-Release habe ich den Dienst als Product Owner weiterentwickelt. Anforderungen aus den Landkreisen und von Anbietern habe ich aufgenommen, strukturiert und gemeinsam mit dem Entwicklungsteam priorisiert. Im laufenden Betrieb hat sich das flexible Buchungsmodell bewährt und konnte an konkreten Fällen aus den Kommunen weiter geschärft werden. Später kam die Integration eines Online-Payment-Providers hinzu, damit Buchungen direkt bezahlt werden können.
«Kommunale Räume» entstand als Forschungsprojekt. Der Maßstab war deshalb nicht Wachstum, sondern die Frage, ob ein gemeinsamer Dienst für so unterschiedliche Räume und Kommunen tragfähig ist. Diese Frage konnten wir beantworten: Fünf Landkreise sowie vier Städte und Gemeinden haben den Dienst erprobt, dazu kamen mehrere Dutzend Anfragen aus Kommunen in ganz Deutschland. Das Problem ist real, und der Ansatz funktioniert über sehr verschiedene kommunale Kontexte hinweg.
Was ein Forschungsprojekt nicht leisten kann, ist der dauerhafte Betrieb. Kommunen brauchen aber genau das: eine verlässliche Perspektive über mehrere Jahre. Damit die Arbeit nicht mit dem Projektende verfällt, haben wir den Dienst als Open Source veröffentlicht. Kommunen und Dienstleister können ihn seitdem unabhängig betreiben und an lokale Anforderungen anpassen.