teamfunk
Ein digitales Dosentelefon für verteilte Teams
Wie lässt sich die spontane Kommunikation eines gemeinsamen Büros in räumlich getrennte Teams übertragen?
teamfunk ist ein eigenständiges Gerät, das Kolleg:innen über eine dauerhafte Videoverbindung miteinander verbindet. Es zeigt, wer erreichbar ist und ermöglicht kurze Gespräche, ohne dafür erst einen Termin oder Videocall zu organisieren. Die Form greift das klassische Dosentelefon auf: einfach, direkt und bewusst physisch.
Das Projekt begann 2008 als Gruppenarbeit in meinem Studium. Nach meinem Diplom entwickelte ich die Idee gemeinsam mit Christoph Wannemacher im Master weiter und machte sie zum Thema meiner Abschlussarbeit. Aus ersten Konzepten entstanden acht funktionsfähige Prototypen, die wir bei eBay Europe und Razorfish im Arbeitsalltag erprobten. 2013 gründeten wir dazu ein gemeinsames Startup.
Entwickelt 2008 bis 2014 · Startup-Gründung 2013
Meine Rolle
Ich begleitete teamfunk von der ersten Produktidee bis zum Einsatz in Unternehmen. Mein Schwerpunkt lag auf Research, Produkt- und Interaktionskonzept, Prototyping und Evaluation. Gemeinsam entwickelten wir Hard- und Software weiter, produzierten acht funktionsfähige Geräte und betreuten die Feldstudien.
Dazu gehörten:
- Interviews, Beobachtungen, Personas und User Scenarios
- Produktkonzept und Interaktionsdesign
- Entwicklung funktionsfähiger Prototypen
- Planung und Begleitung der Feldstudien
- Gemeinsame Gründung und Weiterentwicklung des Startups
Ausgangslage
Geplante Termine lassen sich in verteilten Teams durch Telefon- oder Videokonferenzen organisieren. Schwieriger sind die kleinen Situationen dazwischen: eine kurze Rückfrage, ein spontaner Gedanke oder der Blick, ob jemand gerade ansprechbar ist.
In einem gemeinsamen Büro entstehen solche Kontakte beiläufig. Räumlich getrennte Kolleg:innen müssen dagegen bewusst entscheiden, ob eine Frage wichtig genug für eine Nachricht oder einen Anruf ist. Dadurch gibt es weniger spontane Absprachen. Gleichzeitig nehmen sich die Teammitglieder im Arbeitsalltag weniger wahr.
Research & Konzeption
In Interviews und Beobachtungen untersuchten wir, wie räumlich getrennte Kolleg:innen kommunizieren und an welchen Stellen bestehende Werkzeuge an ihre Grenzen kommen.
E-Mail und Chat unterstützen den Informationsaustausch, sind für kurze Rückfragen aber weniger direkt als ein Gespräch am Schreibtisch. Videochats vermitteln mehr Nähe, werden jedoch meist bewusst gestartet und für geplante Kommunikation genutzt. Die Hürde blieb hoch, Kolleg:innen wegen einer vermeintlichen Kleinigkeit anzurufen.
Fehlender Zusammenhalt
Neben dem direkten Austausch fehlte vielen Befragten die beiläufige Wahrnehmung des Teams. In einem gemeinsamen Büro zeigt ein kurzer Blick, wer erreichbar ist, woran die anderen arbeiten oder ob gerade Zeit für eine Frage ist. In verteilten Teams fehlen diese kleinen Informationen. Dadurch kann sich die Distanz zwischen Standorten verstärken.
Für das Produkt ergaben sich deshalb zwei Ziele: spontane Kommunikation erleichtern und das Team im Alltag präsenter machen.
Personas & User Scenarios
Auf Basis des Researchs entwickelten wir Personas mit unterschiedlicher Tätigkeit, Technikaffinität und Kommunikationsweise. Daraus leiteten wir zentrale Nutzungssituationen ab: ein Teammitglied kontaktieren, die Verfügbarkeit prüfen oder wahrnehmen, woran Kolleg:innen gerade arbeiten.
Dabei zeigte sich eine wichtige Spannung. Das System sollte Nähe ermöglichen, ohne den Eindruck permanenter Erreichbarkeit oder Beobachtung zu erzeugen. Nutzer:innen mussten jederzeit selbst entscheiden können, ob sie ansprechbar sind.
Der Charakter unseres Systems
Die gewünschten Eigenschaften hielten wir in einem Polaritätenprofil fest. teamfunk sollte persönlich und direkt wirken, aber nicht aufdringlich. Die Bedienung sollte einfach verständlich sein und sich bewusst von einer klassischen Videokonferenz unterscheiden.
Die Lösung
teamfunk verbindet räumlich getrennte Kolleg:innen über eine dauerhafte Videoverbindung. Das Gerät macht sichtbar, wer erreichbar ist und ermöglicht kurze Gespräche, ohne dafür erst einen Videocall zu organisieren.
Bedient wird teamfunk über einen Drehring an der Vorderseite. Der Ton wird erst aktiviert, wenn ein Gespräch bewusst begonnen wird. So entsteht Nähe, ohne dass Nutzer:innen ständig ansprechbar sein müssen.
Verbundenheit erzeugen
teamfunk baut automatisch eine Videoverbindung zu den anderen Geräten auf. Die Kolleg:innen bleiben im Arbeitsalltag sichtbar, auch wenn gerade kein Gespräch stattfindet.
Spontane Gespräche führen
Über den Drehring lässt sich eine Person auswählen und direkt ansprechen. Der Ton wird erst aktiviert, wenn das Gespräch angenommen wird.
Teamwahrnehmung fördern
Ein Leuchtkreis zeigt die Verfügbarkeit an. Eine kurze Statusnachricht vermittelt zusätzlich, woran jemand gerade arbeitet.
In Ruhe arbeiten können
Ist eine Person beschäftigt, wird ihr Videobild unscharf dargestellt und zunächst eine Gesprächsanfrage verschickt. So bleibt sie sichtbar, ohne sofort reagieren zu müssen.
Ein eigenständiges Gerät
Eine zentrale Entscheidung war, teamfunk nicht als weitere Anwendung auf dem Arbeitsrechner umzusetzen.
Dort wäre das Videobild leicht von anderen Fenstern verdeckt worden oder hätte dauerhaft Platz auf dem Bildschirm beansprucht. Als eigenständiges Gerät blieb das Team sichtbar, ohne die eigentliche Arbeit zu überlagern.
Software-Lösung mit überlagertem Videobild vs. eigenständiges Gerät
Die Hardware ermöglichte außerdem einfache physische Interaktionen. Wird teamfunk aufgestellt, verbindet es sich mit den Kolleg:innen. Wird es auf die Vorderseite gelegt, wird die Verbindung beendet. Dadurch ist unmittelbar erkennbar, ob das Gerät aktiv ist.
Erster Prototyp
Die Kernidee setzten wir zunächst in einem einfachen Prototyp um. Über ein Drehrad ließ sich ein Software-Mockup bedienen und eine Verbindung zu einem Desktop-Client herstellen.
Der Prototyp wurde noch über einen Laptop betrieben und diente vor allem dazu, das Interaktionsprinzip zu prüfen und die Produktidee verständlich zu vermitteln.
High-Fidelity Prototyping
Für die Praxistests brauchten wir eigenständige und zuverlässig einsetzbare Geräte. Deshalb entwickelten wir Hard- und Software weiter und testeten verschiedene Gehäusevarianten.
3D-Modell der Außenhülle
Die erste Konstruktion erwies sich als zu schwer und entsprach nicht der gewünschten Haptik. Daraufhin wechselten wir zu einem leichteren Kunststoffgehäuse.
Als technische Basis nutzten wir ein handelsübliches Smartphone, das Display, Kamera, Mikrofon und Netzwerkverbindung in einem kompakten Gerät vereinte. So entstanden insgesamt acht funktionsfähige Prototypen.
Erprobung im Arbeitsalltag
Wir erprobten teamfunk in zwei aufeinander aufbauenden Feldstudien.
Pilotstudie mit eBay Europe
In einem zweiwöchigen Pilottest setzten wir vier Geräte in einem Team ein, das verteilt in Berlin und Zürich arbeitete. Wir begleiteten die Nutzung vor Ort, beobachteten den Arbeitsalltag und führten Interviews.
Auf Basis der Ergebnisse überarbeiteten wir anschließend Hard- und Software.
Langzeittest mit Razorfish
Den nächsten Test führten wir mit Kolleg:innen von Razorfish in Berlin und Frankfurt durch. Nach einer ersten Erprobung entschied sich das Unternehmen, insgesamt acht Geräte über einen Zeitraum von sechs Monaten zu mieten.
Während des Langzeittests führten wir regelmäßig Interviews und entwickelten das Produkt weiter. Aus dem Studienprojekt wurde damit ein Produkt, das über längere Zeit in realen Teams eingesetzt wurde.
Wirkung & Learnings
Die Tests zeigten, dass teamfunk die Hürde für spontane Gespräche senken und räumlich getrennte Kolleg:innen im Alltag präsenter machen konnte.
Es holt mir die Kollegen fast schon vor Ort, als wären sie an meiner Arbeitsinsel.
You are more spontaneous and tend to get faster in touch.
Gleichzeitig zeigte sich, dass eine dauerhafte Verbindung nur funktioniert, wenn Nutzer:innen die Kontrolle über ihre Verfügbarkeit behalten. Statusanzeige, unscharfes Videobild, Gesprächsanfrage und das sichtbare Ausschalten waren deshalb zentrale Bestandteile des Produkts.
Eine Weiterentwicklung über die Prototypen hinaus konnten wir aufgrund der Anforderungen an Produktion und Finanzierung nicht umsetzen. Für den nächsten Schritt fehlten uns damals die nötigen Ressourcen und Strukturen.
Für mich war teamfunk ein frühes Produktprojekt, in dem Research, Interaktionskonzept, technische Umsetzung und Erprobung eng zusammenkamen. Gleichzeitig hat mir das Projekt gezeigt, wie wichtig es ist, bei Hardware-Produkten neben der Nutzung auch Herstellung und Markteinführung früh mitzudenken.